Elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren ab 01.01.2019 verpflichtend
Seit dem 01.01.2019 ist das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren auch in Deutschland verpflichtend.
Für die Entsendung Ihrer Mitarbeiter ins Ausland ist somit die A1-Bescheinigung elektronisch zu beantragen. Sollten Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter ins Ausland senden, um dort vorübergehend eine Tätigkeit auszuüben (höchstens 24 Monate) so liegt eine Entsendung vor. Dies gilt für Arbeitnehmer, die in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union (inkl. Island, Norwegen, Schweiz und Liechtenstein) entsendet werden. Eine Entsendung liegt auch dann vor, wenn die Arbeitnehmer sich nur für wenige Stunden im Ausland aufhalten, z.B. für Meetings, Workshops, Messebesuche etc. Im Sozialversicherungsrecht gibt es keine Unterscheidung zwischen einer Entsendung und einer Dienstreise. Dies bedeutet, dass für jede noch so kurze grenzüberschreitende Tätigkeit ab dem 1. Tag eine A1-Bescheinigung notwendig ist. Eine zeitliche Bagatellgrenze für Dienstreisen oder Entsendungen sehen die gesetzlichen Rahmenbedingungen nicht vor. Das heißt, jeder beruflich bedingte Grenzübertritt, sei es zur Durchführung eines Projektes oder zur Teilnahme an Seminaren oder Konferenzen – selbst Tanken im Ausland erfordert die Mitführung einer A1-Bescheinigung. Voraussetzung dafür ist die Beantragung der A1-Bescheinigung vor Beginn der Auslandstätigkeit. Ganz wichtig ist noch zu wissen, dass zurzeit für die Rückmeldung der A1-Bescheinigung ca. 3 bis 5 Werktage eingeplant werden müssen. Dies hat zur Folge, dass Sie sich frühzeitig um eine Bescheinigung kümmern müssen.
Die Nachweispflicht besteht darin, dass eine Sozialversicherung im Heimatland besteht und dass dort auch die Beiträge gezahlt und abgeführt werden. Eine Verpflichtung, die A1-Bescheinigung während des Auslandsaufenthalts mitzuführen, wurde in den EG-Verordnungen Nr. 883/2004 und 987/2009 festgelegt. Diese sind verpflichtend für alle Tätigkeiten im EU-Land. Die Nichteinhaltung kann mit Bußgeldern in nicht unerheblicher Höhe verhängt werden.
Unterschieden wird zwischen einer Entsendung und einer Ausnahmevereinbarung. Der Unterschied besteht darin, dass die Entsendung in einen Europäischen Mitgliedstaat nicht länger als 24 Monate andauern sollte. In diesem Fall gilt das Recht des Staates, in dem das Unternehmen seine Tätigkeiten ausübt. Allerdings muss der Aufenthalt im Ausland zeitlich begrenzt sein und vertraglich festgehalten sein bzw. sich aus der Tätigkeit ergeben. In der Bundesrepublik Deutschland sind folgende Stellen für die Erstellung der A1-Bescheinigung zuständig:
Krankenkasse für gesetzlich und freiwillig versicherte Arbeitnehmer (AN)
Deutsche Rentenversicherung AN, die über eine private Krankenkasse verfügen und keinem Versorgungswerk angehören
Arbeitsgemeinschaft berufs-
ständischer Versorgungs-
einrichtungen AN, welche Mitglied im Versorgungswerk sind, aber nicht gesetzlich krankenversichert sind
Beträgt die voraussichtliche Entsendung mehr als 24 Monate, so greift ab Beginn die Sozialversicherungspflicht im Entsendestaat. Mit einem Antrag – einer sogenannten Ausnahmevereinbarung – kann eine Ausnahmeregelung vereinbart werden. Vorrausetzung für die Genehmigung einer solchen Ausnahmevereinbarung ist, dass das betreffende Land eine Zustimmung erteilt hat.
Die Ausnahmevereinbarung wird für höchstens 5 Jahre genehmigt. Zuständig hierfür ist der GKV-Spitzenverband (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung-Ausland) Leider ist zurzeit nur das Antragsverfahren auf elektronischem Weg möglich. Sonstiger Schriftwechsel bezüglich der A1-Bescheinigung ist von daher nur schriftlich möglich.
Die A1-Bescheinigung für eine Entsendung (nicht länger als 24 Monate) von Arbeitnehmern wird elektronisch rückgemeldet. Diese ist umgehend zu drucken (empfohlen wird ein Farbdruck!!!) sowie vor Beginn der Entsendung/Dienstreise an den jeweiligen Arbeitnehmer auszuhändigen.
Besonderheiten bestehen bei einer Entsendung in mehrere Mitgliedstaaten. Hier gibt es einen gesonderten Vordruck, welchen Sie unter dem folgenden Link herunterladen können:
www.dvka.de
Sollte eine Entsendung eines Arbeitnehmers in mehrere Mitgliedstaaten vorliegen, so ist zurzeit der GKV-Spitzenverband (DVKA) für die Erstellung der A1-Bescheinigung zuständig.
Für einen nicht sozialversicherungspflichtigen Gesellschafter/Geschäftsführer ist ebenfalls eine A1-Bescheinigung zu beantragen, und zwar schriftlich bei der Deutschen Rentenversicherung.
Gleiches gilt für Selbstständige, die im Rahmen ihrer gewöhnlich in Deutschland ausgeübten Selbstständigkeit vorübergehend im Ausland tätig sind.
Die Umsetzung der elektronischen Meldung ist idealerweise über das Lohnprogramm zu melden. Sollte dies programmtechnisch nicht möglich sein, so haben Sie auch die Möglichkeit, dies über „sv-Net“ zu beantragen. Ratsam wäre an dieser Stelle ein Gespräch mit Ihrem Softwareanbieter. Sollten Sie Lodas oder Lohn und Gehalt von der DATEV nutzen, so ist eine elektronische Beantragung kein Problem. Ausführliche Literatur zur Einrichtung der Stammdaten finden Sie unter LEXinform (Dateninfobank der DATEV).