Entwarnung für die Buchung von EC-Kartenumsätzen im Kassenbuch

Unbare Vorgänge sind im Geschäftsverkehr längst die Regel. Die formal korrekte Verbuchung der Einnahmen aus EC- und Kreditkartenumsätzen ist jedoch in der Kassenführung mit Unsicherheiten verbunden.

Die Praxis:

In der Regel werden EC- und Kreditkarten in der Buchführung wie folgt gebucht: Die Ganztagesumsätze werden ins bestehende Kassensystem erfasst. Dabei werden zumeist sämtliche bare und bargeldlose (EC- und Kreditkarten) Geschäftsvorfälle im Kassenbuch festgehalten und aufgezeichnet. Im elektronischen bzw. manuellen Kassenbericht werden somit sämtliche Umsätze als Einnahme verbucht. Mit gleichem Datum werden die EC- und Kreditkartenzahlungen wieder als Ausgabe ausgetragen. Als Gegenkonto der Ausgabe wird oft ein Forderungskonto angebucht. Mit Eingang der Zahlungen aus EC- und Kreditkarten auf das bestehende Bankkonto wird das Fibu-Konto der Forderungen wieder ausgeglichen.

Das BMF Scheiben vom 16.08.2017 brachte Unsicherheiten:

Das BMF führte damals aus, bare und unbare Geschäftsvorfälle seien in der Regel getrennt zu buchen. Im Kassenbuch seien nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt nach Auffassung des BMF einen formellen Mangel dar. Sie widerspreche dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung. Die steuerrechtliche Würdigung eines Sachverhalts hänge jedoch von den Umständen des Einzelfalls ab.

Um diesen Anforderungen zu genügen, müssten die EC-Kartenumsätze beispielsweise in einer Zusatzspalte bzw. einem gesonderten Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden.

Dies hätte umfangreiche Zusatzdokumentationen nötig gemacht. Einzelne Verbände hatten sich daraufhin an die obersten Finanzbehörden der Länder gewandt und um eine praxistaugliche Lösung der Erfassung von bargeldlosen Girocard- bzw. Kreditkartenumsätzen gebeten.

Die Stellungnahme des BMF vom 29.06.2018:

Das BMF hat in seiner Antwort an die Verbände vom 29.06.2018 (IV A 4 - S 0316/13/10003-09) nun für Klarheit und Entspannung gesorgt. Unter Einhaltung bestimmter formaler Voraussetzungen ist die Erfassung der EC-Kartenumsätze ohne Risiko der Verwerfung der Buchhaltung aufgrund des formalen Fehlers möglich.

Das BMF führt dazu aus:

• Die Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch stellt, wie im Schreiben vom 16.08.2017 ausgeführt, sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft einen formellen Mangel dar, da im Kassenbuch lediglich Barbewegungen zu erfassen sind. Sinn und Zweck eines Kassenbuches ist die Dokumentation des jeweils aktuellen Barbestands der Kasse.
  
  
• Das Kassenbuch soll einen Überblick über den Bargeldbestand des Steuerpflichtigen ermöglichen. Hierfür soll es so beschaffen sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann, um so eine jederzeitige Kassensturzfähigkeit herzustellen.
  
  
• Wie bereits in dem o.a. Schreiben v. 16.08.2017 ausgeführt, ist die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhaltes in der Folge vom Einzelfall abhängig. Werden die ursprünglich im Kassenbuch erfassten EC-Karten-Umsätze z.B. wie von Ihnen vorgetragen in einem weiteren Schritt gesondert kenntlich gemacht oder sogar wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen, so ist - obwohl die zunächst fälschlich in das Kassenbuch aufgenommenen EC-Karten-Umsätze weiterhin einen formellen Mangel darstellen - weiterhin die Kassensturzfähigkeit der Kasse gegeben.
  
  
• Die (zumindest zeitweise) Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch ist ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht bleibt. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht.

Fazit:

Das Risiko einer Verwerfung der Buchführung aufgrund der Buchung der EC-Kartenumsätze ist gebannt. Dennoch sollte man die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Einbuchung und Ausbuchung der mit den EC-Karten verbundenen Umsätze aus dem Kassenbuch in der laufenden Buchhaltung sicherstellen.