Mit dem 01. Januar 2017 endete die sechsjährige Übergangsfrist für Registrierkassen, die keine dauerhafte und unveränderbare Speicherung von Daten ermöglichen. Dies gilt neben den Registrierkassen auch für Waagen mit Kassenfunktion, Taxameter etc. Das war jedoch erst der Anfang, wie in der letzten Bundesratssitzung des Jahres 2016 beschlossen wurde.

 

Bisherige Regelungen zu Kassensystemen

Seit dem 26.11.2010 gilt unverändert: Geschäftsvorfälle müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden, wenn sie mithilfe von Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion oder Taxametern aufgezeichnet werden. Seit dem 1.1.2002 sind Unterlagen, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Um die Wirtschaft nicht zu stark zu belasten, wurde 2010 allerdings eine Übergangsfrist von sechs Jahren gewährt, die der Nutzungsdauer von Kassen nach den AfA-Tabellen entspricht. Diese Frist ist am 31.12.2016 abgelaufen. Somit gelten ab dem 1. Januar 2017 die Pflichten für die Benutzung von Registrierkassen. Analoge, alte Kassen dürfen grundsätzlich nicht mehr verwendet werden. Die eingesetzten Kassensysteme sollten die Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen erfüllen oder wenn möglich aufgerüstet werden. Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und abrufbar sein.

Zertifizierte Sicherheitseinrichtungen ab 2020

Nach den just beschlossenen Neuregelungen sollen Manipulationen an den erfassten Daten nunmehr durch zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen verhindert werden. Durch die technische Erweiterung, welche ab 2020 Pflicht ist, werden alle erfassten Daten protokolliert. Die Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Komponenten: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer Schnittstelle. Eine gesonderte Verordnung wird die Details konkretisieren.

Meldepflicht für Kassensysteme ab 2020

Ab 2020 müssen alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme an das zuständige Finanzamt gemeldet werden. Grundsätzlich muss die Meldefrist von einem Monat nach Inbetriebnahme des Systems eingehalten werden. Für Kassensysteme, die bereits zum Jahresbeginn 2020 genutzt werden, wird eine Nachmeldefrist bis zum 31.1.2020 eingeräumt. Darüber hinaus wird eine Belegausgabepflicht eingeführt, die zur Aushändigung von Kassenbelegen an Kunden verpflichtet. Beim Warenverkauf kann aus Zumutbarkeitsgründen die Befreiung von der Ausgabepflicht beantragt werden.

Kassennachschau ab 2018

Ab dem Jahr 2018 kann die Finanzbehörde eine Kassennachschau im Unternehmen durchführen. Dies ermöglicht der Finanzverwaltung, ohne vorherige Ankündigung die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Kassenbuchungen zu prüfen. Das Prozedere orientiert sich an der bereits vorhandenen Nachschau bei der Umsatzsteuer und der Lohnsteuer. Zu beachten ist, dass auch Testkäufe erfolgen, ohne dass der Prüfer sich zu erkennen gibt. Im Falle von überlassenen Unterlagen oder von Mitarbeitern erteilten Auskünften muss der Dienstausweis vorgelegt werden.

Bußgeldvorschriften

In Zukunft ist das unrichtige Aufzeichnen von Geschäftsvorfällen, das Nichtvorhandensein oder nicht ordnungsgemäße Nutzen der zertifizierten Sicherheitseinrichtung strafbar. Es drohen Bußgelder bis zu 25.000 €. Ausschlaggebend für die Bußgelder ist nicht, dass Steuern hinterzogen wurden, sondern die Tatsache, dass die Möglichkeit besteht, Steuerverkürzungen oder Hinterziehungen vorzunehmen. Diese Bußgeldvorschriften gelten bereits ab 2018.

Wir empfehlen Unternehmen, die in den nächsten Jahren ein neues Kassensystem anschaffen, darauf zu achten, dass eine Sicherheitseinrichtung im System integriert ist oder kostengünstig nachgerüstet werden kann. Andernfalls darf die Kasse nur bis zum 31. Dezember 2022 genutzt werden, wenn das Kassensystem nicht über die notwendigen Updates verfügt.

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